Aula 15 - Apresentação em PowerPoint

A apresentação de Projetos em PowerPoint pode ser uma excelente ferramenta quando utilizada de forma eficiente. Mas você terá de o utilizar corretamente, pois pode confundir, distorcer e até estrangular a comunicação. Aqui estão algumas dicas de formas de utilizar o PowerPoint para ajudar a melhorar a imagem de seu projeto.

1. Defenda seu projeto com uso de imagem com material apelativo. De certa forma, a facilidade de criação de "telas" mas não se esqueça que o público veio para o ouvir e não para ficar apenas a olhar para imagens projetadas na tela. Crie a apresentação, mas garanta que os seus comentários verbais são igualmente convincentes. "O PowerPoint não faz apresentações — O PowerPoint faz diapositivos," lembre-se que as telas são o suporte para uma apresentação oral.

2. Não complique. Provavelmente, todos assistimos a apresentações de PowerPoint onde o orador parecia querer casar-se com o programa. Afinal, era claro que ele se tinha apaixonado por todas os botões, efeitos e técnicas disponíveis. Mas as apresentações do PowerPoint mais eficazes são simples — gráficos de fácil compreensão e imagens que refletem o discurso do orador. Use no máximo de cinco palavras por linha e um máximo de cinco linhas por cada tela. Não prejudique o trabalho abusando das palavras e gráficos, será mesmo necessário ter tanta informação na tela?

3. Reduza ao mínimo os números de Telas. O fascínio do PowerPoint é a capacidade de transmissão de ideias e o apoio conciso aos comentários do orador. Isto é difícil de conseguir através de um emaranhado de números e estatísticas. Quase todas as apresentações PowerPoint mais eficazes não sobrecarregam os ouvintes com muitos números. Se pretende dar ênfase às estatísticas no PowerPoint, considere a utilização de um gráfico ou de uma imagem para transmitir a ideia. se quer falar sobre o predomínio dos doentes com Alzheimer, utilizei uma fotografia de uma senhora idosa em vez de apresentar um número na tela.

4. Não utilize o PowerPoint para discursar como um papagaio. Um dos hábitos mais predominantes e prejudiciais dos utilizadores do PowerPoint é a leitura simples para o público da apresentação visual. Além de se tornar redundante, consegue tornar tediosas as apresentações. O PowerPoint funciona melhor se utilizar comentários verbais explicativos e que encorajem o debate, em vez de se limitarem a repetir o que é apresentado na tela. Mesmo utilizando o PowerPoint, tem de estabelecer contato visual com os ouvintes, as pessoas não estão lá para o ver de costas.

5. Escolha o momento adequado para falar. Outras armadilhas potenciais são os comentários verbais dos oradores coincidirem precisamente com a apresentação de um novo "Slide" do PowerPoint. Isto apenas faz com que divida as atenções. Um apresentação em PowerPoint bem organizada dá aos ouvintes a possibilidade de ler e "digerir" e, em seguida, é acompanhado pelos comentários verbais que explicam mais detalhadamente o que está na tela.

6. Dê-lhes descanso. O PowerPoint é mais eficaz como acompanhamento visual da fala. Os utilizadores experientes do PowerPoint não se importam de deixar uma tela em branco ocasionalmente. Isto serve não apenas para dar uma pausa visual à todos como também para chamar a atenção para a comunicação verbal, como acontece num debate em grupo ou numa sessão de perguntas e respostas.

7. Utilize cores vibrantes. Um contraste apelativo entre palavras, gráficos e o fundo pode ser muito eficaz na transmissão da mensagem e de emoções.

8. Importe outras imagens e gráficos. Não limite a sua apresentação ao que é oferecido pelo PowerPoint. Utilize imagens e gráficos externos para maior diversidade e um aspecto mais agradável, incluindo vídeo. "Estes ajudam a divertir, transmitem uma mensagem e descontraem a audiência."

9. Distribua os resumos no final e nunca durante a apresentação. Nenhum orador está interessado em falar para um público que está ocupado em ler um resumo dos seus comentários. Se não for imperativo que as pessoas sigam os folhetos durante a apresentação, espere até terminar para os distribuir.

10. Verifique cuidadosamente a apresentação antes de começar. Nunca perca a perspectiva do ouvinte. Quando terminar de elaborar sua apresentação em PowerPoint faça uma revisão. Se algo for pouco apelativo e possa servir para distrair ou confundir o público, corrija cuidadosamente. É bastante provável que a sua apresentação fique melhor depois de revisada.