Resumo de algumas das principais ideias para você fazer as coisas acontecerem.
1. Se o seu dia-a-dia está fora de controle, é praticamente impossível de pensar estrategicamente ou planear com eficácia.
Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer, é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controle sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.
2. Defina o que é que “feito” significa.
A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” – compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema – o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar. Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro – um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.
3. O trabalho mental tem cinco fases distintas: recolher, processar, organizar, fazer e rever. Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho:
Recolher é o ato de capturar todos as entradas: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todas as entradas se estiverem todas recolhidas num único local (Agenda).
Processar é o ato de examinar todas as entradas recolhidas e decidir qual o seu significado, objetivo e que compromisso queremos estabelecer.
Organizar significa pegar nos resultados da fase de processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projetos para a lista de projetos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc..
Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.
Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está atualizado e de acordo com os nossos objetivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.Deve-se manter cada uma das fases separadas para se alcançar melhores resultados.
4. Tire tudo da cabeça. A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro.
Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos estressados quando há muita coisa a fazer – usamos a ferramenta errada para esse fim. A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr no papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar – seja o que for que funcione, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é muito mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam alguns minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos estressados com a carga de trabalho. Facilite o recolhimento de idéias onde quer que esteja a pensar em qualquer instante. Eu levo comigo uma carteira que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta – quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda. Se reduzirmos os obstáculos que temos ao recolhimento de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.
5. Projetos e tarefas são duas coisas diferentes e devem ser geridas separadamente.
Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projetos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma ação. Por exemplo, acabei de escrever um blog que me levou um ano para terminar. Se eu tivesse escrito “escrever blog” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado – o projeto é extremamente grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projeto – algo que leva mais do que uma tarefa para ser terminada. Eu não posso “escrever o blog”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que sento para trabalhar. Como projetos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projetos ativos.
6. Foque na próxima ação necessária para ir em frente. Os grandes projetos têm muitos passos e podem ser bastante complexos.
A chave para lidar com esses projetos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito – isso é a forma mais rápida de estressar! A solução é sim focar-se apenas na próxima ação física que pode ser feita e que leva o projeto em frente. Esta ação pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projeto, por isso não se preocupe com tudo o resto – foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.
7. Use a “regra dos 10 minutos” para as pequenas tarefas. Não se preocupe demais em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas – se conseguir concluir uma tarefa em menos de 10 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.
8. Utilize pastas de referência para todas as coisas que não têm ação imediata. Não faz sentido manter projetos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária.
Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma ótima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma ação associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou eletrônicos. As listas um dia/talvez são ótimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora.
Temos mais ideias do que a energia para fazer todas. Em vez de perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projeto, basta dar uma olhada à lista um dia talvez e transformar uma destas ideias num projeto ativo.
9. Construa um sistema de confiança que o ajude a gerir todos os seus compromissos. A nossa mente mantêm coisas na memória se souber que as vamos perder caso não o faça.
É por isso que construir um sistema de produtividade é importante – ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a exteriorização funciona – quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.
Um sistema de produtividade eficiente consiste em:
Lista de tarefas ativas - próximas ações a serem completadas nos próximos dias.
Lista de projetos ativos - projetos a completar nas próximas semanas/meses.
Calendário - compromissos futuros com data e hora específica.
Lista um dia talvez - ideias a explorar, mas não agora.
Referência - informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.
Ferramenta de anotações - algo que ajuda a capturar as ideias e próximas ações assim que surgem na mente.
10. Reserve tempo dedicado a uma revisão semanal. A vida muda muito rapidamente – às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direção certa.
É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “revisão semanal”. Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão:
Processar e organizar – há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?
Rever tarefas ativas – há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever projetos ativos – há projetos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever o calendário – há compromissos a marcar, adiar ou remover? Há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema? Um dia talvez – alguma coisa que queira promover para projeto ativo? Alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?
Referência – alguma coisa a adicionar ou atualizar? Alguma coisa que vá precisar em breve?
Não deixe de fazer a revisão semanal – é uma maneira de concluir a semana, sentir se bem com tudo o que alcançou, planejar a próxima semana e preparar para um bom fim de semana de descanso.
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