Aula 16 - Software Open Project - Serena

Open Project é uma aplicação gratuita de gestão de projetos. Esta ferramenta substitui plenamente o Microsoft Project e outras da mesma gama. Mais de 500 mil utilizadores certificam a qualidade deste gestor de projetos, confiando-lhe os seus trabalhos e toda a orgânica envolvente.

Este programa está disponível para Linux, Unix, Mac e Windows para mais de 10 idiomas, incluindo o português.

Esta ferramenta é composta pelos motores de agendamento mais avançados do mercado, permite gráficos Gantt, diagramas de rede PERT, gráficos WBS e RBS, gráficos de custos e de valor e muito mais.

Não existe limitação de utilização para esta aplicação. Em qualquer plataforma poderá ter uma estrutura preparada para desempenhar o mesmo serviço que o Microsoft Projects desempenha e, no entanto, sem o custo, o peso e as constantes afinações da aplicação da Microsoft. Um componente interessante para as suites office gratuitas, este já faz parte da suite Star Office da Sun.

A Estrutura Analítica de Projectos (EAP) poderá ser visualizada dentro da aplicação, permite emitir relatórios, avaliar histograma, gráficos e relatórios de evolução.

Mais uma ferramenta gratuita que fará as delícias de quem pretende trabalhar a baixo custo mas sem descurar a qualidade.

O software Open Projetc está disponível em: 22_09_01 Open Project V1.4 .

A apostida do software Open Projetc está disponível em: 22_09_02 Apostila Open Project V1.4 .

Há em anexo um cronograma para produção de um painel elétrico industrial elaborado com o Open_Project: 22_09_01_Cronograma_Painel_Industrial_SRG; 22_09_02_Custo_Mão_Obra_Painel_Industrial_SRG e 22_08_01_Gáfico_Painel_Industrial_SRG; 

© Direitos de autor. 2020: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 22/02/2020

Aula 15 - Apresentação em PowerPoint

A apresentação de Projetos em PowerPoint pode ser uma excelente ferramenta quando utilizada de forma eficiente. Mas você terá de o utilizar corretamente, pois pode confundir, distorcer e até estrangular a comunicação. Aqui estão algumas dicas de formas de utilizar o PowerPoint para ajudar a melhorar a imagem de seu projeto.

1. Defenda seu projeto com uso de imagem com material apelativo. De certa forma, a facilidade de criação de "telas" mas não se esqueça que o público veio para o ouvir e não para ficar apenas a olhar para imagens projetadas na tela. Crie a apresentação, mas garanta que os seus comentários verbais são igualmente convincentes. "O PowerPoint não faz apresentações — O PowerPoint faz diapositivos," lembre-se que as telas são o suporte para uma apresentação oral.

2. Não complique. Provavelmente, todos assistimos a apresentações de PowerPoint onde o orador parecia querer casar-se com o programa. Afinal, era claro que ele se tinha apaixonado por todas os botões, efeitos e técnicas disponíveis. Mas as apresentações do PowerPoint mais eficazes são simples — gráficos de fácil compreensão e imagens que refletem o discurso do orador. Use no máximo de cinco palavras por linha e um máximo de cinco linhas por cada tela. Não prejudique o trabalho abusando das palavras e gráficos, será mesmo necessário ter tanta informação na tela?

3. Reduza ao mínimo os números de Telas. O fascínio do PowerPoint é a capacidade de transmissão de ideias e o apoio conciso aos comentários do orador. Isto é difícil de conseguir através de um emaranhado de números e estatísticas. Quase todas as apresentações PowerPoint mais eficazes não sobrecarregam os ouvintes com muitos números. Se pretende dar ênfase às estatísticas no PowerPoint, considere a utilização de um gráfico ou de uma imagem para transmitir a ideia. se quer falar sobre o predomínio dos doentes com Alzheimer, utilizei uma fotografia de uma senhora idosa em vez de apresentar um número na tela.

4. Não utilize o PowerPoint para discursar como um papagaio. Um dos hábitos mais predominantes e prejudiciais dos utilizadores do PowerPoint é a leitura simples para o público da apresentação visual. Além de se tornar redundante, consegue tornar tediosas as apresentações. O PowerPoint funciona melhor se utilizar comentários verbais explicativos e que encorajem o debate, em vez de se limitarem a repetir o que é apresentado na tela. Mesmo utilizando o PowerPoint, tem de estabelecer contato visual com os ouvintes, as pessoas não estão lá para o ver de costas.

5. Escolha o momento adequado para falar. Outras armadilhas potenciais são os comentários verbais dos oradores coincidirem precisamente com a apresentação de um novo "Slide" do PowerPoint. Isto apenas faz com que divida as atenções. Um apresentação em PowerPoint bem organizada dá aos ouvintes a possibilidade de ler e "digerir" e, em seguida, é acompanhado pelos comentários verbais que explicam mais detalhadamente o que está na tela.

6. Dê-lhes descanso. O PowerPoint é mais eficaz como acompanhamento visual da fala. Os utilizadores experientes do PowerPoint não se importam de deixar uma tela em branco ocasionalmente. Isto serve não apenas para dar uma pausa visual à todos como também para chamar a atenção para a comunicação verbal, como acontece num debate em grupo ou numa sessão de perguntas e respostas.

7. Utilize cores vibrantes. Um contraste apelativo entre palavras, gráficos e o fundo pode ser muito eficaz na transmissão da mensagem e de emoções.

8. Importe outras imagens e gráficos. Não limite a sua apresentação ao que é oferecido pelo PowerPoint. Utilize imagens e gráficos externos para maior diversidade e um aspecto mais agradável, incluindo vídeo. "Estes ajudam a divertir, transmitem uma mensagem e descontraem a audiência."

9. Distribua os resumos no final e nunca durante a apresentação. Nenhum orador está interessado em falar para um público que está ocupado em ler um resumo dos seus comentários. Se não for imperativo que as pessoas sigam os folhetos durante a apresentação, espere até terminar para os distribuir.

10. Verifique cuidadosamente a apresentação antes de começar. Nunca perca a perspectiva do ouvinte. Quando terminar de elaborar sua apresentação em PowerPoint faça uma revisão. Se algo for pouco apelativo e possa servir para distrair ou confundir o público, corrija cuidadosamente. É bastante provável que a sua apresentação fique melhor depois de revisada.

Aula 14 - Normas para Apresentação de Trabalhos Acadêmicos

Trabalhos Acadêmicos são documentos que representam o resultado de estudo, exigidos nos cursos de técnico e de graduação, devendo expressar conhecimento do assunto escolhido.

Formatação do texto

1.1 - Fonte: O tipo de fonte utilizado na elaboração do texto deve ser: Arial, tamanho 12 para o corpo de texto, inclusive capa e tamanho 10 para citações, notas de rodapé, legendas, outras notas e paginação.

Figura 01 - Formatação e Espaçamento.

1.2 - Espaçamento:
a) espaço de 1,5 cm entre as linhas do corpo de texto;
b) espaço de 1 cm (simples) para o resumo/abstract, referências, notas de rodapé, citação direta longa, legendas e outras notas;
c) dois espaços de 1 cm para separar as referências;
d) dois espaços de 1,5 cm para separar o título das seções e subseções do texto.
1.3 - Parágrafo: a primeira linha de cada parágrafo deve estar a 1,5 cm da margem esquerda para o corpo do texto; os parágrafos de citações diretas longas devem ter recuo de 4 cm da margem esquerda. O espaçamento entre linhas deve ser de 1,5 cm.
1.4 - Paginação: A paginação é feita em algarismos arábicos sequenciais, colocados no canto superior direito da folha.
1.5 - Numeração Progressiva: 
As seções primárias do trabalho (Ex: Capítulo 1, Capítulo 2, etc) devem iniciar em folha distinta.
Os títulos das seções devem apresentar caracteres tipográficos diferentes no trabalho e a formatação deve ser repetida no Sumário. 
1 INTRODUÇÃO (seção primária);
1.1 OBJETIVOS (seção secundária) ;
1.1.1 Objetivo geral (seção terciária) ;
1.1.2 Objetivos específicos (seção terciária).
O indicativo numérico de uma seção precede seu título, sendo alinhado pela margem esquerda e separado desse título por dois espaços de caractere.
Errata, termo de aprovação, agradecimentos, listas, resumo, sumário, referências, glossário, apêndice, anexo e índice não recebem indicativo numérico [...].
O título deve ser centralizado, todas as letras maiúsculas e em negrito.

Figura 02 - Folha de Rosto - Anverso - SENAI.

A estrutura de trabalhos acadêmicos compreende: parte externa e parte interna, com a finalidade de orientar os usuários, a disposição de elementos é dada no Esquema 1: Estrutura do trabalho acadêmico.

Abaixo há uma descrição de elementos obrigatório a serem elaborados.

Estrutura – Parte Externa

O folha  utilizada para impressão deve ser do tipo - Folha A4. Recomenda-se a impressão frente e verso utilizando Fonte Arial, tamanho 12 em caixa alta.

2.1 - Capa:  É um elemento obrigatório. As informações são apresentadas na seguinte ordem:

a) nome da instituição (opcional);

b) nome do autor;

c) título: deve ser claro e preciso, identificando o seu conteúdo e possibilitando a indexação e recuperação da informação;

d) subtítulo: se houver, deve ser precedido de dois pontos, evidenciando a sua subordinação ao título;

e) número do volume: se houver mais de um, deve constar em cada capa a especificação do respectivo volume;

f) local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado. No caso de cidades homônimas recomenda-se o acréscimo da sigla da unidade da federação.

Figura 03 - Folha de Rosto - Verso - SENAI.

g) ano de depósito (da entrega).

2.2 - Formatação da nota: com um linha em branco após a última linha do título; margem esquerda a partir da metade da folha; fonte tamanho 10; uma linha deve separar o nome do orientador da nota.

Exemplo de nota indicativa da natureza do trabalho:
"Trabalho de graduação apresentado como requisito parcial para aprovação na disciplina Máquinas Elétricas e Acionamentos do Curso Técnico em Eletromecânica da Escola SENAI "Henrique Lupo". 

Professor: Sinésio Raimundo Gomes.

2.3 - Folha de rosto: Também é um elemento obrigatório e deve ser apresentada em duas partes: Anverso e Verso.
A formatação da folha de Rosto deve ser igual à capa.

2.3.1 - Anverso: Os elementos devem ser apresentados na seguinte ordem:

a) nome do autor;

b) título;

c) subtítulo, se houver;

d) número do volume, se houver mais de um, deve constar em cada folha de rosto a especifi cação do respectivo volume;

e) natureza: tipo do trabalho (tese, dissertação, trabalho de conclusão de curso e outros) e objetivo (aprovação em disciplina, grau pretendido e outros); nome da instituição a que é submetido; área de concentração;

f) nome do orientador e, se houver, do coorientador;

g) local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado;

h) ano de depósito (da entrega).

2.3.2 - Verso: Deve conter os dados de catalogação-na-publicação, conforme o Código de Catalogação Anglo-Americano vigente.

2.4 - Folha de aprovação: Elemento obrigatório. Deve ser inserida após a folha de rosto, constituída pelo nome do autor do trabalho, título do trabalho e subtítulo (se houver), natureza (tipo do trabalho, objetivo, nome da instituição a que é submetido, área de concentração) data de aprovação, nome, titulação e assinatura dos componentes da banca examinadora e instituições a que pertencem. A data de aprovação e as assinaturas dos membros componentes da banca examinadora devem ser colocadas após a aprovação do trabalho.

2.5 - Resumo na língua Portuguesa: Elemento obrigatório em monografias, dissertações e teses. 

Figura 04 - Aspectos de relevância do resumo.

Resumo é a apresentação concisa do texto, com destaque para seus aspectos de maior relevância”. Elaborado conforme dicas a seguir.

Figura 05 - Modelo de Resumo - SENAI.

O Resumo deve ser composto de uma sequência de fase concisas, afirmativas e não de enumeração de tópicos. Recomenda-se o uso de parágrafo único. Usar o verbo na voz ativa e na terceira pessoa do singular.

No Resumo devemos evitar: o uso de citações bibliográficas. Símbolos e contrações que não sejam de uso corrente. Fórmulas, equações, diagramas, entre outros elementos, que não sejam absolutamente necessários.

O Resumo é apresentado: Em folha distinta com a palavra RESUMO centralizada em letras maiúsculas negritadas na primeira linha do texto;

- com uma linha em branco separando a palavra resumo do texto;

- deve conter entre 150 e 500 palavras com fonte Arial, tamanho 12 e espaçamento simples;

- com dois espaços de 1,5 cm separando o resumo das palavras-chave.

2.6 - Resumo em língua estrangeira (Inglês):  Elemento obrigatório. O resumo em língua estrangeira segue os mesmos critério do resumo na língua vernácula.

Estrutura – Parte Interna

Elementos pré-textuais

3 - Lista de ilustrações: É um elemento opcional e deve ser elaborado de acordo com a ordem de apresentação no trabalho. Inclui: quadros, gráficos, organogramas, plantas, mapas, desenhos, esquemas, lâminas retratos , fluxogramas e/ fotografias.

Figura 06 - Modelo de Lista de Ilustrações
elaborado para UFPR.

Deve ser apresentada: em página distinta após o resumo; com o título centralizado, em letras maiúsculas negritas; com o tipo de ilustração e o indicativo numérico de cada ocorrência no texto seguindo a margem esquerda; com um hífen precedido e seguido de um espaçamento; o título da ilustração deve ter a mesma grafia adotada no texto; o número de página que contém a ilustração na mesma linha do título e a ele ligado por uma linha pontilhada.
3..1 - Lista Única: deve ser identificada como lista de ilustrações.
3.2 - Lista Específicas: deve ser identificada conforme o tipo de ilustração. Se a lista for extensa, deve-se apresentar em páginas distintas, mas, caso contrário podem ser apresentadas na mesma páginas.
3.3 - Sumário
É a enumeração dos capítulos, seções ou partes do trabalho, na ordem e na grafia em que aparecem no texto, indicando suas subordinações, bem como as páginas em que se iniciam.
Último elemento pré-textual. Não devem ser inseridos os elementos pré-textuais (epígrafe, resumo, listas, etc).

Figura 07 - Aspectos de relevância do texto.

O sumário deve ser apresentado: em página distinta; com a palavra Sumário centralizada, em letras maiúsculas negritas; com letras formatadas igual ao corpo do texto; cada capítulo, seção ou parte deve apresentar: indicativo numérico (se houver); título de subtítulo (se houver) e número de página inicial, ligado ao título por uma linha pontilhada.

Elementos Textuais
O texto é composto de uma parte introdutória, que apresenta os objetivos do trabalho e as razões de sua elaboração; o desenvolvimento, que detalha a pesquisa ou estudo realizado; e uma parte conclusiva.
4.1 - Introdução - Deve conter: TEMA, PROBLEMA, OBJETIVOS, JUSTIFICATIVA e RESULTADOS ESPERADOS.
O Desenvolvimento - Deve conter: REVISÃO DE LITERATURA, MATERIAIS E MÉTODOS, ANÁLISE DOS RESULTADOS e DISCUSSÃO.
4.2 - Revisão de Literatura - Apresentar uma seleção de outros estudos e/ou observações já feitas com relação ao problema investigado. Item importante da pesquisa a ser considerado para a aprovação do que é proposto, A revisão de Literatura deve: Reconhecer o que já foi pesquisado; Se a ideia é de um autor cite-o; Comente os trabalhos já feitos, salientando a contribuição para sua proposta de pesquisa; Estabeleça uma relação entre as ideias dos autores e posicione-se.
4.3 - Materiais e Métodos - Conjunto de procedimentos selecionados pelo autor/pesquisador para a realização do seu estudo/pesquisa.
4.4 - Análise dos Resultados - Deve apresentar os dados obtidos de forma precisa e clara além de discuti-los, considerando-se: a análise, sua interpretação e discussão podem ser conjugadas ou separadas; os resultados obtidos devem ser agrupados e ordenados. Podem ser utilizadas tabelas, gráficos, quadros, figuras, etc.
Na análise dos resultados é necessário: Relacionar os resultados obtidos com as constatações encontradas no referencial teórico; Ressaltar os aspectos que confirmem ou modifiquem de modo significativo teorias estabelecidas, apresentando novas perspectivas para a continuidade da pesquisa; Relacionar os resultados aos objetivos estabelecidos no início da pesquisa. Lembre que os seus resultados devem responder aos seus objetivos; Além de indicar as aplicações e as limitações teóricas e práticas dos resultados obtidos.
4.5 - Considerações Finais - Parte final do texto, na qual se apresentam conclusões correspondentes aos objetivos ou hipótese; Recapitulação sintética dos resultados e da discussão do estudo ou pesquisa; Deve ser breve e basear-se em dados comprovados relacionados aos objetivos do trabalho. Ressaltar o alcance da pesquisa e as contribuições para a área e Indicar problemas instigantes para novos estudos.

Figura 08 - Modelo de Referências 
elaborado para UFPR.

Elementos Pós-textuais

Referência - Conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento, que permite sua identificação individual.
Apresentação: a palavra Referências centralizada e em letras maiúsculas negritadas; O alinhamento é feito pela margem esquerda; Um espaço de 1 cm entre as linhas; e Dois espaços de 1 cm separam as referências entre si.
Apêndice - É um texto ou documento elaborado pelo autor a fim de complementar sua argumentação, como questionário, entrevista, folder, termo de consentimento informado, entre outros. Quando existir apenas um apêndice: apresentar em página distinta; não deve ser numerado.
Anexo - É um texto ou documento não elaborado pelo autor, que serve de fundamentação, comprovação ou ilustração, como leis, decretos, entre outros.
© Direitos de autor. 2016: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 31/10/2016

Aula 13 - Roteiro para Confecção de Maquetes

A maquete é uma representação de um ambiente em um tamanho mais reduzido, que é semelhante às grandes estruturas, como uma casa, um edifício,um castelo ou mesmo uma cidade.

Figura 01 - Escolha do modelo de maquete a ser construída.

Ela serve como modelo para demonstração de como será o projeto finalizado de uma casa, ou mesmo para uma apresentação escolar, além de estar presente nos sets de filmagem, representando lugares ou ações que personagens do filme irão interpretar ou interagir, em especial em cenas de efeitos especiais. A maquete pode ser feita com o uso de diferentes materiais, como papelão, isopor, madeira, peças de montar, biscuit, dentre outros, ou até mesmo virtualmente, em programas como o AutoCAD, de acordo com cada projeto que será desenvolvido, como um trabalho escolar ou mesmo uma demonstração profissional.

Maquetes podem ser construídas seguindo o roteiro abaixo:

Figura 02 - Esboço da maquete a ser construída.

1) Pesquisar sobre o assunto (tema), se for tema livre escolher o tema. Aproveitar para preparar o texto e materiais para apresentação do trabalho.
2) Definir o maquete (= especificar): a) Tamanho (com/sem escala); b) Elaborar o projeto; c) Listar os materiais necessários; d) Listar as ferramentas necessárias.
3) Se o trabalho for em equipe - deve dividir responsabilidades. a) Eleger um coordenador de tarefas (além de fazer a sua parte do trabalho, deve executar o trabalho de organização e coordenação, cobrando, por exemplo, o cronograma de execução).
4) Juntar os materiais e comprar caso necessário de acordo com a lista confeccionada, anteriormente.
5) Juntar todas as ferramentas necessárias conforme a lista.
6) Fabricar as partes (é um trabalho muitas vezes individual). a) Sempre que necessário, fazer estudos adicionais. 7) Montar a Maquete e realizar o acabamento do maquete.
8) Ensaiar para a apresentação do trabalho.

Figura 03 - Separação do Material para construção da maquete

Uma maquete de castelo pode ser feita com diversos itens, incluindo papelão, gesso, cartolina, plástico etc. Esse artigo mostrará como começar a criar a sua maquete com os materiais que possui pela casa. O resto depende da sua imaginação. Decida que tipo de castelo planeja construir. Isso também depende se você estiver fazendo um castelo em uma oficina com muitas ferramentas ou não. Se sim, madeira seria bom de usar. Se não, papelão seria mais fácil, e você provavelmente terá os materiais em casa. 

1 - Desenhe seu castelo. Olhar imagens de castelos pode ajudá-lo a ter uma ideia de como você quer que o seu castelo seja. Existem diferentes tipos de castelos para escolher: Estilo moderno europeu (design simples); Formato complexo; Estilo asiático ou Estilo de conto de fadas. 

2 - Pegue papelão. Procure caixas que possuam um tamanho bom de maquete, como caixas que são usadas para transportar livros ou shampoo. Retalhos de papelão também são bons, porque você pode colar ou grampear diferentes pedaços para criar suas próprias caixas. Latas vazias de café ou batatinha podem ser usadas para criar as torres. 

Figura 04 - Distribuição das peças para construção da maquete

3  - Avalie a maneira como a caixa que você possui pode ser transformada em um castelo. Faça uma caixa ser a parte principal do castelo e construa a estrutura baseada nela. Considere ter: Um prédio principal; Dois prédios conectados de mesmo tamanho que ficam no topo, que são altos e ajudam a criar a parede do castelo; Quatro torres nos cantos; Torreões; Um fosso (corte tubos vazios de filme plástico ou papel alumínio pela metade e cole no castelo) - enrolar com alumínio primeiro fará com que pareça água. Você também pode fazer um fosso com papel azul (coloque filme plástico por cima pra ficar legal); Janelas nas torres e nas diversas partes do castelo e Um prédio separado para ser o estábulo ou o alpendre.

Figura 05 - Acabamento Final da maquete

4 - Corte uma ponte levadiça na parte da frente do castelo. Conecte uma pequena corrente (use colares quebrados, correntinhas de loja de artesanato etc.) de cada lado da ponte para que você possa subi-la e abaixá-la. Barbante também funciona, mas parecerá mais rústico.
5  - Pinte seu castelo. Você pode pintar desenhos, como janelas, emblemas, alvenaria etc. Você pode imitar o efeito de tijolos com um carimbo vermelho. 
6 - Use um carimbo retangular e carimbe em um padrão uniforme pelo castelo. 
7 - Coloque alguns soldados e algumas damas de companhia.

Materiais Necessários: Materiais de papelão (caixas de sapato, caixas de cereal, rolos de papel higiênico etc.) ou de plástico; Cola de artesanato (PVA)(cola branca); Grampeador; Tesoura; Fita; Tintas; Caneta, lápis de cor, giz de cera; Papel alumínio; Papel celofane; Corrente (correntes quebradas de colar, correntinhas de loja de artesanato etc.); Bijuterias (peças indesejadas/quebradas).

Aula 12 - Faça Tudo Acontecer

Resumo de algumas das principais ideias para você fazer as coisas acontecerem.

1. Se o seu dia-a-dia está fora de controle, é praticamente impossível de pensar estrategicamente ou planear com eficácia. 

Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer, é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controle sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.

2. Defina o que é que “feito” significa. 

A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” – compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema – o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar. Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro – um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.

3. O trabalho mental tem cinco fases distintas: recolher, processar, organizar, fazer e rever. Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho:  

Recolher é o ato de capturar todos as entradas: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todas as entradas se estiverem todas recolhidas num único local (Agenda). Processar é o ato de examinar todas as entradas recolhidas e decidir qual o seu significado, objetivo e que compromisso queremos estabelecer. Organizar significa pegar nos resultados da fase de processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projetos para a lista de projetos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc.. Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las. Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está atualizado e de acordo com os nossos objetivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.Deve-se manter cada uma das fases separadas para se alcançar melhores resultados.

4. Tire tudo da cabeça. A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro. 

Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos estressados quando há muita coisa a fazer – usamos a ferramenta errada para esse fim. A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr no papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar – seja o que for que funcione, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é muito mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam alguns minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos estressados com a carga de trabalho. Facilite o recolhimento de idéias onde quer que esteja a pensar em qualquer instante. Eu levo comigo uma carteira que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta – quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda. Se reduzirmos os obstáculos que temos ao recolhimento de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. Projetos e tarefas são duas coisas diferentes e devem ser geridas separadamente. 

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projetos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma ação. Por exemplo, acabei de escrever um blog que me levou um ano para terminar. Se eu tivesse escrito “escrever blog” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado – o projeto é extremamente grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projeto – algo que leva mais do que uma tarefa para ser terminada. Eu não posso “escrever o blog”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que  sento para trabalhar. Como projetos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projetos ativos.

6. Foque na próxima ação necessária para ir em frente. Os grandes projetos têm muitos passos e podem ser bastante complexos. 

A chave para lidar com esses projetos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito – isso é a forma mais rápida de estressar! A solução é sim focar-se apenas na próxima ação física que pode ser feita e que leva o projeto em frente. Esta ação pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projeto, por isso não se preocupe com tudo o resto – foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. Use a “regra dos 10 minutos” para as pequenas tarefas. Não se preocupe demais em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas – se conseguir concluir uma tarefa em menos de 10 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.

8. Utilize pastas de referência para todas as coisas que não têm ação imediata. Não faz sentido manter projetos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária. 

Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma ótima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma ação associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou eletrônicos. As listas um dia/talvez são ótimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora. 

Temos mais ideias do que a energia para fazer todas. Em vez de perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projeto, basta dar uma olhada à lista um dia talvez e transformar uma destas ideias num projeto ativo.

9. Construa um sistema de confiança que o ajude a gerir todos os seus compromissos. A nossa mente mantêm coisas na memória se souber que as vamos perder caso não o faça. 

É por isso que construir um sistema de produtividade é importante – ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a exteriorização funciona – quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.

Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

Lista de tarefas ativas - próximas ações a serem completadas nos próximos dias.

Lista de projetos ativos - projetos a completar nas próximas semanas/meses.

Calendário - compromissos futuros com data e hora específica.

Lista um dia talvez - ideias a explorar, mas não agora.

Referência - informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.

Ferramenta de anotações - algo que ajuda a capturar as ideias e próximas ações assim que surgem na mente.

10. Reserve tempo dedicado a uma revisão semanal. A vida muda muito rapidamente – às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direção certa.

É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “revisão semanal”. Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão: 

Processar e organizar – há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?

Rever tarefas ativas – há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?

Rever projetos ativos – há projetos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?

Rever o calendário – há compromissos a marcar, adiar ou remover?  Há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema? Um dia talvez – alguma coisa que queira promover para projeto ativo? Alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?

Referência – alguma coisa a adicionar ou atualizar? Alguma coisa que vá precisar em breve?

Não deixe de fazer a revisão semanal – é uma maneira de concluir a semana, sentir se bem com tudo o que alcançou, planejar a próxima semana e preparar para um bom fim de semana de descanso.