Aula 20 - Representação de processo com Fluxograma

Um fluxograma é um diagrama técnico que ilustra, de forma sequencial, as etapas de um processo. Cada operação ou decisão é representada por um símbolo padronizado – por exemplo, retângulos para atividades, losangos para decisões e setas para indicar o sentido do fluxo. Esses elementos são conectados em um mapa visual que facilita a análise de gargalos, a padronização de rotinas e a comunicação entre equipes.

O conceito de fluxograma teve sua origem em 1921, quando o engenheiro mecânico Frank B. Gilbreth apresentou pela primeira vez essa ferramenta em sua palestra intitulada “Desenho de Processo – Primeiros Passos para Encontrar o Melhor Caminho”. Gilbreth, que era um pioneiro no estudo de eficiência e produtividade no ambiente industrial, buscava maneiras de otimizar os processos de trabalho.

Ele acreditava que a análise e a representação gráfica dos fluxos de atividades poderiam contribuir significativamente para identificar os caminhos mais eficientes, minimizar desperdícios e melhorar a organização das ta=refas. Com o tempo, o uso de fluxogramas se espalhou, sendo adotado em diversas áreas além da indústria, como na gestão de processos empresariais e na engenharia, devido à sua capacidade de facilitar a visualização e compreensão de processos complexos, como no exemplo de reembolso de verba de viagem.

Desenhar um processo por meio de um fluxograma traz uma série de vantagens, tanto para a análise quanto para a gestão das atividades. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Compreensão clara do fluxo de atividades: O fluxograma permite visualizar de maneira simples e direta como as tarefas fluem, ajudando a entender todo o processo como um todo.
• Identificação do início e fim do processo: Ele ajuda a demarcar claramente os pontos de entrada e saída do processo, o que é essencial para garantir que todas as etapas sejam cumpridas.
• Reconhecimento de fornecedores e clientes: O fluxograma torna possível identificar os envolvidos em cada etapa, como fornecedores e clientes, facilitando a gestão de relações externas ao processo.
• Mapeamento das áreas envolvidas: Ajuda a visualizar quais setores ou departamentos participam em cada fase, promovendo a integração e comunicação entre as equipes.
• Detecção de erros: Facilita a identificação de falhas no processo, sejam elas operacionais, de comunicação ou de fluxo de atividades, permitindo correções mais rápidas.
• Identificação de problemas em potencial: Ao mapear o processo, é possível antecipar possíveis dificuldades e implementar soluções preventivas.
• Proposição de melhorias: O fluxograma serve como base para avaliar onde o processo pode ser otimizado, trazendo sugestões de ajustes e melhorias.
• Documentação e disseminação do conhecimento: Como o fluxograma serve como uma documentação visual, ele facilita a transferência de conhecimento entre as equipes, garantindo que qualquer membro novo ou temporário consiga entender rapidamente o processo.

Além disso, ao definir de maneira clara os procedimentos a serem seguidos e os responsáveis por cada etapa, o fluxograma auxilia na gestão operacional. Isso garante que, caso algum membro da equipe se ausente por férias ou outro motivo, o fluxo de trabalho não será comprometido, pois os processos estarão bem definidos e documentados. 

Para criar um fluxograma de processo eficiente, é fundamental conhecer os símbolos usados e seus significados. Esses símbolos são padronizados, o que facilita a interpretação do fluxograma por diferentes pessoas. Alguns dos símbolos mais comuns são:

• Retângulo: Representa uma atividade ou etapa do processo.
• Losango: Indica um ponto de decisão, onde o fluxo pode seguir caminhos diferentes dependendo da resposta.
• Seta: Mostra a direção do fluxo, conectando as atividades.
• Círculo: Representa o início ou fim do processo.
• Documento: Indica a criação ou uso de um documento durante o processo.
• Banco de dados: Representa a consulta ou atualização de informações em um banco de dados.

Além desses, existem muitos outros símbolos que podem ser usados dependendo da complexidade e do tipo de processo sendo mapeado. O importante é usar os símbolos de forma consistente e fornecer uma legenda clara para facilitar a compreensão.

© Direitos de autor. 2023: Gomes; Sinésio Raimundo. Última atualização: 20/11/2023